Rekisterin nimi

Kerralla Kylmäksi Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Mitä tietoja keräämme

Keräämme vain palvelun tuottamiseen, tilausten käsittelyyn ja asiakasyhteydenpitoon tarvittavat tiedot:

Nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
Asennusosoite ja laskutustiedot
Laskutuksen ja maksujen seurannan tiedot (ei maksukortin tietoja)
Tilauksen ja asennuksen yksityiskohdat
Asiakasviestit ja reklamaatiot
Ajanvaraus- ja kartoitustiedot (kohteen tyyppi, pinta-ala, postinumero, varattu aikaväli)
Verkkosivuston tekoälyavustajan (Kylmä Agentti) kanssa käydyt keskustelut
Rahoitushakemuksen yhteydessä annetut tiedot (käsitellään rahoitusyhtiön järjestelmässä)
Sivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot (IP-osoite, evästeet, selaintiedot)

Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään

Asennuspalveluiden ja tilausten käsittelyyn
Asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin
Takuu- ja huoltotöiden hoitamiseen
Laskutukseen ja maksujen seurantaan
Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (kirjanpito, verotus)
Ajanvarausten hallintaan sekä muistutus- ja vahvistusviesteihin (sähköposti ja tekstiviesti)
Tekoälyavustajan tuottamiin tuotesuosituksiin ja tarjouspyyntöjen välittämiseen
Verkkosivuston kehittämiseen, kävijäseurantaan ja mainonnan kohdentamiseen (analytiikka- ja mainosevästeet, suostumuksella)

Käsittelyn oikeusperusteet

Sopimuksen täytäntöönpano: tilaukset, asennukset, huollot, ajanvaraukset ja laskutus
Lakisääteinen velvoite: kirjanpito ja verotus
Oikeutettu etu: asiakaspalvelu, reklamaatioiden käsittely, palveluiden kehittäminen ja väärinkäytösten estäminen
Suostumus: markkinointiviestintä sekä analytiikka- ja mainosevästeet

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista:

Asiakas- ja varaustiedot: enintään 24 kuukautta viimeisestä asioinnista
Kirjanpitoaineisto: 6 vuotta (kirjanpitolaki)
Takuuseen liittyvät asennustiedot: takuuajan (24 kk) päättymiseen saakka
Tekoälyavustajan keskustelut: enintään 12 kuukautta
Markkinointiluvat ja yhteydenottotiedot: kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa

Tietojen luovuttaminen

Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää:

Palvelinalusta ja tietokanta: Supabase (EU-alue)
Ajanvarausjärjestelmä: Cal.com
Sähköpostiviestit: Resend
Tekstiviestit: Twilio
Asiakkuudenhallinta (CRM): Pipedrive
Analytiikka ja mainonta: Vercel (Web Analytics), Meta (Meta Pixel ja Conversions API) sekä Google Ads -konversioseuranta silloin, kun se on käytössä – vain evästesuostumuksen perusteella
Etäisyyslaskenta: Google Maps Distance Matrix (postinumero/osoite)
Tekoälyavustaja: Google Gemini -mallipalvelu, johon avustajan käsittelemät viestit välitetään suojatun palvelinrajapinnan kautta
Rahoitus: Resurs Bank (asiakkaan itse käynnistämä rahoitushakemus)
Kirjanpitoon ja veroviranomaisille lain velvoittamana sekä laitetoimittajille takuukäsittelyissä

Pyrimme säilyttämään tiedot EU:n/ETA:n alueella. Osa analytiikka-, mainonta-, viestintä- ja tekoälypalveluista (mm. Vercel, Google, Meta, Twilio) voi kuitenkin siirtää tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin. Näissä siirroissa nojaudumme EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin ja/tai EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn sekä täydentäviin suojatoimiin.

Jos hyväksyt valinnaisen markkinointiseurannan, Metalle välitetään sivukatseluja, tuotekatseluja, varauspolun aloituksia ja onnistuneita yhteydenottoja koskevia tapahtumia. Tapahtumiin liitetään selaimen teknisiä tietoja, IP-osoite ja mahdolliset mainosevästeiden tunnisteet. Yhteydenoton yhteydessä sähköpostiosoite voidaan välittää SHA-256-tiivisteenä mainonnan tulosten yhdistämiseksi. Tiiviste on pseudonyymi tunniste, ei anonyymi tieto. Lomakkeiden viestejä, nimiä, katuosoitteita tai puhelinnumeroita ei lähetetä tällä seurannalla. Voit peruuttaa suostumuksen sivun alareunan Evästeasetukset-painikkeesta.

Mobiilitietoja tai puhelinnumeroita ei missään tilanteessa luovuteta tai jaeta kolmansille osapuolille tai kumppaneille markkinointi- tai mainostarkoituksiin.

Tekoälyavustaja

Sivustolla toimii tekoälyavustaja ("Kylmä Agentti"), joka auttaa laitteen valinnassa, hinta-arvioissa ja ajanvarauksessa. Keskustelut tallennetaan palvelun laadun varmistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi, ja ne välitetään mallipalveluun vastauksen tuottamiseksi. Älä syötä keskusteluun arkaluonteisia tietoja, henkilötunnusta tai maksuvälinetietoja. Jos jätät avustajan kautta tarjouspyynnön, antamasi yhteystiedot välitetään myyntiimme yhteydenottoa varten.

Keskustelun jatkamista varten selaimeen tallennetaan viimeisimmät viestit ja satunnainen keskustelutunniste. Muisti vanhenee 24 tunnissa viimeisestä käytöstä. Voit tyhjentää sen chatin Uusi keskustelu -painikkeella. Muisti on selainkohtainen, eikä sitä yhdistetä IP-osoitteeseen. Palvelimelle tallennettujen keskustelujen säilytysaika on kuvattu erikseen edellä.

Rekisterin suojaus

Tietojärjestelmät on suojattu teknisesti palomuurein, salasanoilla ja käyttöoikeusrajauksin. Pääsy tietoihin on vain niillä työntekijöillä, jotka tarvitsevat niitä työnsä suorittamiseen.

Evästeet

Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sekä suostumuksella analytiikkaa ja markkinointiseurantaa:

Välttämättömät evästeet: sivuston toiminta, istunto, ostoskori ja tietoturva. Näitä ei voi kytkeä pois.
Kävijäanalytiikka: Vercel Web Analytics ja sivuston oma kävijätilasto toimivat vain suostumuksella. Vercel Web Analytics ei käytä analytiikkaevästeitä. Julkisista sivukatseluista välitetään sivupolku ja teknisiä selaintietoja. Lisäksi mittaamme puhelinpainikkeen käyttöä, siirtymistä varaukseen tai tarjouspyyntöön sekä onnistunutta soittopyyntöä. Näissä tapahtumissa välitetään vain toiminnon nimi ja julkinen sivupolku, ei yhteystietoja. Osoitteen kyselyparametrit ja ankkurit poistetaan, eikä yksityisiä sivuja tai lomakkeiden sisältöjä lähetetä Vercelin kävijäseurantaan.
Markkinointievästeet: mainonnan kohdentaminen ja mittaus (Meta Pixel, Conversions API ja Google Ads). Käytetään vain suostumuksella. Google Ads -konversioseurannan ollessa käytössä onnistuneesta huoltovarauksesta lähetetään yksilöllinen varaustunniste, varauksen arvo ja valuutta. Seurantaan voi liittyä mainosklikkauksen tunniste ja selaimen teknisiä tietoja. Tämä seuranta ei lähetä asiakkaan nimeä, puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta tai katuosoitetta.

Suostumuksellasi huoltovaraukseen tai yhteydenottoon liitetään havaittu tulolähde, kampanjatiedot ja mahdollinen Googlen klikkaustunniste mainonnan tulosten tarkistamista varten. Lisäksi tallennamme suostumuksen tilan ja konversiotapahtuman teknisen käsittelytilan. Jos et hyväksy valinnaisia evästeitä, tulolähdettä, kampanjatietoja tai klikkaustunnisteita ei tallenneta varauksen mittaustietoihin. Tekninen käsittelyloki ei itsessään vahvista Googlen vastaanottoa tai mainoksen osuutta varaukseen.

Google-arvostelujen Trustindex-upotus ladataan vain hyväksyttyäsi valinnaisen sisällön. Tällöin selain ottaa yhteyden Trustindex-palveluun, joka saa yhteyden tekniset tiedot. Ilman suostumusta näytetään linkki Googlen arvosteluihin. Voit hyväksyä tai hylätä valinnaiset evästeet sivuston evästebannerista ja muuttaa valintaasi myöhemmin. Evästeet voi estää myös selaimen asetuksista, mutta se voi vaikuttaa sivuston toimivuuteen.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu
pyytää virheellisten tietojen oikaisua
vaatia tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä
peruuttaa markkinointilupa milloin tahansa
saada antamansa tiedot siirrettävässä muodossa (tietojen siirto-oikeus)

Voit lopettaa sähköpostit viestin lopussa olevasta linkistä. Kiellosta tallennetaan vain osoitteesta laskettu tunniste, jotta viestejä ei lähetetä uudelleen.

Pyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen info@kerrallakylmaksi.fi.

Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa. Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja.fi.

Maksaminen

Sivuston ajanvarauksessa ei peritä verkkomaksua eikä pyydetä maksukortin tietoja. Huolto maksetaan työn jälkeen laskulla tai paikan päällä sovitulla maksutavalla. Laitteen ja asennuksen maksuehdot vahvistetaan tarjouksessa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta palveluiden ja lainsäädännön muuttuessa. Päivitetty versio koskee vain päivityksen jälkeen tapahtuneita tilauksia. Uusin tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivullamme kerrallakylmaksi.fi/tietosuojaseloste.

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä